Como realizar a integração dos novos funcionários?

A área de gestão de pessoas possui muitos desafios, um deles é saber conduzir o processo de integração dos novos funcionários com apoio dos gestores e colegas, porque torná-lo parte da organização é uma missão que deve ser abraçada pela organização, não somente pelo RH. Como elaborar um projeto de treinamento voltado para integração de novos funcionários?

Eu convido a Michele Vargas, uma “Voz do RH” que conheci na faculdade, para nos conceder dicas sobre esse desafio. Ela trabalha como consultora de RH e carreira na empresa MV Consultoria em RH, e possui experiência de oito anos na área, sendo seis em Treinamento e Desenvolvimento de Pessoas em empresas privadas. Vamos ler a partir de agora suas principais percepções como conduzir o programa de integração.

A importância do programa de Integração

Considero a integração institucional um processo extremamente importante para organização. Em minhas últimas experiências profissionais, tive a oportunidade de criar, implantar e ministrar muitas integrações. É um momento importante de acolhimento a quem está iniciando, e também fundamental para integra-lo a organização, colegas e líderes, políticas e a cultura organizacional.Um colaborador bem instruído e ciente das diretrizes da empresa tem maior aproveitamento no treinamento, comprometimento e engajamento, e por consequência a empresa provavelmente terá um menor índice de turnover e absenteísmo.

E qual seria a forma correta de aplicar esse treinamento?

Durante oito anos trabalhando com integração institucional, aprendi muito e compartilho com vocês algumas dicas:

Material: elabore material, guia ou manual, atrativo! Abuse de imagens, cor. Fale sobre tudo, mas seja objetivo, ninguém vai querer ler um manual com 50 páginas.

Apresentação: quando for elaborar a apresentação em power point, ou em outras ferramentas, pense primeiro que trata-se de um material de apoio para o facilitador e de ajuda para os participantes fixarem melhor o conteúdo. Então, aborde todos os assuntos, mas no slide vão apenas palavras “chaves”, ok? Novamente, abuse de imagens. Utilize também vídeos e jogos.

Prepare a sala um dia antes. Organize cadeiras, espaço para coffe e material que irá utilizar.

Não se atrase! Se a integração está agendada para iniciar às 8h, inicie neste horário. Afinal, não queremos passar uma má impressão logo no primeiro dia.

Quebre o gelo: Inicie com apresentações. Peça para o participante falar sobre ele, objetivos de vida, hobby. Se tiver uma turma grande, você poderá usar alguma dinâmica de apresentação para deixar o momento mais alegre e dinâmico;

Durante a integração: Tenha domínio sobre os assuntos; utilize jogos, como questões sobre o assunto recém abordado, assim será maior a chance do novo funcionário fixar as informações. Pode também pedir para os participantes ajudarem você lendo o próximo slide. A participação dos novos colaboradores é fundamental para o aprendizado ser enriquecedor.

Faça um intervalo e prepare algo para comer e beber.

– Se perceber que algum está participante desatento é a hora de aplicar uma dinâmica ou apenas convidá-los para tomar um café.

– Ao final da integração, solicite a todos os participantes que respondam a uma avaliação de reação. Ela irá ajudar você a identificar pontos de melhoria neste processo.

– E conclua com a visita guiada, apresentando todos os setores, copa, etc.

Sugestão de como abordar a Visão e Missão da empresa

SLIDE 1

  • Prepare o slide com a chamada “Qual é o seu sonho”. O titulo pode ser Visão e Missão.
  • Convide 2 ou 3 participantes e pergunte para eles “Qual é o seu sonho?”.

SLIDE 2

  • Em seguida, prepare um slide com a visão da empresa. Leia para o público e explique que a visão é o “sonho” da empresa. Faça uma analogia, explicando que da mesma forma que eles possuem sonhos a empresa também tem o seu, que podemos chamar de meta ou objetivo empresarial.

SLIDE 3

  • Prepare um slide com a chamada “o que você está fazendo para realizar o seu sonho” e “quais estratégias está seguindo para alcança-lo”.
  • Faça essas duas perguntas aos participantes que apresentaram seus sonhos.

SLIDE 4

  • Conclua apresentando a missão. Explique que a missão da empresa são as estratégias para realizar o sonho ou alcançar a meta (visão).

Desta forma ficará muito mais fácil para os participantes entenderem o que é Visão e o que Missão de uma empresa.

Quer trocar ideias com a Michele Vargas e saber mais sobre os serviços prestados pela sua consultoria? Envie e-mail para michele@mvconsultoriarh.com.br e acesse Página Oficial da MV Consultoria em RH no Facebook.

Além das dicas mencionadas anteriormente, eu também quero compartilhar mais três sugestões, que eu li no Blog Passa no RH, para praticar nesse momento de inclusão e treinamento do novo funcionário.

Elabore um programa de mentoria

Não existe ninguém melhor para explicar os processos e a cultura da empresa que os colaboradores que já fazem parte do time há mais tempo. Por isso, para garantir uma boa integração de novos funcionários, uma boa prática é montar um programa de mentoria, quando um colaborador mais antigo, da mesma área do novo, o acompanha em seus primeiros meses de trabalho. Esse mentor, então, passa a ser o responsável por ensinar e acompanhar o trabalho do novo profissional, garantindo que ele saiba sempre com quem contar em caso de dúvidas e dificuldades. É uma forma eficiente e simples de unir a equipe e otimizar os processos.

Proponha duplas de trabalho

Outra forma de proporcionar a integração e fazer com que os novos colaboradores se sintam mais à vontade é iniciar o trabalho em duplas, quando os novatos podem executar suas tarefas em parceria com profissionais mais experientes e acostumados à dinâmica da empresa. O ideal é que, à medida que o novo colaborador se sinta mais à vontade, comece a realizar algumas tarefas por conta própria, é claro. Mas ter com quem contar nos primeiros dias faz toda a diferença.

Crie uma cultura de boas-vindas

Uma empresa que se preocupa em receber bem os seus novos colaboradores é, sem dúvidas, uma empresa muito mais eficiente. Treine os seus colaboradores para que todos saibam do posicionamento do negócio: compartilhar, ajudar e dialogar bastante com quem é novo no time. Desenvolva programas sólidos e bem preparados de treinamento e incentive o senso de pertencimento e coletividade.

Caso de sucesso – Recepção Eficiente do Grupo Pão de Açúcar

O Grupo Pão de Açúcar, a maior companhia varejista do Brasil, reformulou o seu programa de integração após perceber em 2014 que os indicadores de engajamento e rotatividade não estavam satisfatórios, e após reciclar os seus métodos no treinamento de  integração percebeu mudanças significativas, leia mais em Recepção Eficiente – Revista Você RH.

Os processos de gestão de pessoas são um grande aliado para uma gestão estratégica eficaz nas organizações. Todos os processos de RH precisam estar interligados com as metas traçadas pela alta gestão, assim conseguiremos atrair e reter as pessoas compatíveis com os valores da empresa.

Você gostaria compartilhar outras dicas de como integrar os novos funcionários? Comente!

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